商務電子郵件撰寫禮儀

    在商務往來中，使用電子郵購購件進(jìn)行聯絡時(shí)，應當遵守一定的禮儀規範到影，主要包括以下四個方面(miàn)。
　　
　　第一，在商務交往中，電子郵件也是一種(zh謝南ǒng)商務文本，應當認真撰寫。
向(xiàng)他人發(fā)送的電子郵件數日，一定要精心構思，認真撰寫。在撰寫電子郵件時(shí)，尤其要注意下面(mi吧年àn)三點。
　　
　　1.郵件的主題要明确。一個電子郵件，大都(dōu)隻火年有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將(ji河雜āng)其歸納得當，收件人見到(dào)它便對(duì)整個去資電子郵件一目了然了。
　　
　　2.郵件的語言要流暢。電子郵件要便于閱讀音短，就(jiù)要以語言流暢為要。盡量别寫生僻字、異體字。引用數據、資料制畫時(shí)，則最好(hǎo)标明出處，以便收件人核對(器生duì)。
　　
　　3.郵件的内容要簡潔。網上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的内民區容應當簡明扼要，愈短愈好(hǎo)。
　　
　　第二，電子郵件應當避免濫用，不發(fā)月器無意義的郵件。
在現代信息社會(huì)中，任何人的時(技相shí)間都(dōu)是無比珍貴的。對(duì)商界人制門士來講，這(zhè)一點就(jiù)顯得更加重腦要要了。所以有人才會(huì)說(shuō)：“在商務交往制機中要尊重一個人，首先就(jiù)要懂得替他節省時(shí)間。”
　　
　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向(xiàng)他人亂發(員的fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說照金(shuō)地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件知開能(néng)否成(chéng)功地發(fā)出。
　　
　　不過(guò)一般而言，收到(dào)他人的重要電子郵件可友後(hòu)，即刻回複對(duì)方一下，往往還(hái)答玩是必不可少的。
　　
　　第三，電子郵件應當注意編碼問題。
編碼的問題是由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國(guó金東)的内地、台灣省、港澳地區，以及世界上其他國(guó)家書站裡(lǐ)的華人，目前使用著(zhe)互不相同的中文編碼系統。因此，遠司當一位商界人士使用中國(guó)内地的編碼系統向(xiàng)林亮生活在除中國(guó)内地之外的其他一切森技國(guó)家和地區裡(lǐ)的中國(guó)人發(fā生熱)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統有所不通照同，對(duì)方便很有可能(néng)隻會(huì)收習快到(dào)一封由亂字符所組成(chéng)的天書。
　　
　　因此，商界人士在使用中文向(xiàng)除了中國(guó)内地會個之外的其他國(guó)家和地區的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同制文時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統，制睡以保證對(duì)方可以收到(dào)自己的郵件。
　　
　　第四，電子郵件應當慎選花哨功能(né照章ng)。
現在市場上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種(zhǒng)字視北體備用，甚至還(hái)有各種(zhǒng)信紙可供開拿使用者選擇。這(zhè)固然可以強化電子郵北用件的個人特色，但是此類功能(néng)商界人士是必須慎用的。
　　
　　這(zhè)主要是因為，一方面(miàn)，對(duì)電子郵用那件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(多自shí)間增長(cháng)，既浪費時(shí)請文間又浪費金錢，而且往往會(huì)給人以街身華而不實之感。另外一方面(miàn)，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能(訊通néng)夠支持上述功能(néng)。這(zhè)樣書妹(yàng)一來，他所收到(dào)的那個電子郵件就(jiù)很有作舊可能(néng)會(huì)大大地背離了發(fā)件人她件的初衷，因而使之前功盡棄。

商務郵件的修辭

修辭是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用有藍平常說(shuō)話的語氣，很容易被(bèi說化)視為無禮，這(zhè)是因為眼見為憑，文字用看的往往比用聽更動我容易被(bèi)放大檢驗。

因此，撰寫商務電郵前，不妨想到(dào)此時(shí)是面(miàn)男相對(duì)著(zhe)對(duì)方，而不是面(m學科iàn)對(duì)鍵盤與屏幕，這(zhè)樣(yàng)可以讓語氣溫暖紙員一點。但要記得，書寫時(shí)要比口語對(duì)話再熱費稍微正式一點。設想對(duì)方看了你的信體厭之後(hòu)可能(néng)有的觀點，也就(jiù)是要在聽又别人的思考裡(lǐ)思考。了解對(duì)方和你一司費樣(yàng)都(dōu)是大忙人，講重點即可。多一點體貼，想辦法讓你的白刀電郵，看起(qǐ)來簡短扼要，有親和力但不失禮。

郵件主題：

如果一次要和對(duì)方讨論的事(shì)情是不同的主題，建議分開(k也話āi)不同的電郵傳送，也就(jiù)是說(shuō)，每封信的主題最好(hǎ高月o)隻有一個，這(zhè)樣(yàng)對(duì)方會(huì)比較好(h市麗ǎo)針對(duì)單純的主題加以回信。

郵件結構：第一段與最後(hòu)一段是重點

電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就(jiù)讀子是說(shuō)，重點在最前面(miàn)的第一段。如果信件很為裡長(cháng)，最好(hǎo)在結尾的部分，再度強們土調第一段的重點。

要求：主動說(shuō)出你期待對(duì)方做的事廠工(shì)情

當你想要收件者采取行動時(shí)，如果電郵的内容長(ch林吃áng)，在信件的一開(kāi)始，就(ji吃民ù)說(shuō)明你的要求。如果内容很短，不超過(商這guò)一個屏幕可以讀完的範圍，就(jiù)直接在信件内容的結尾提出要匠術求即可。

日期：郵件的日期與時(shí)間要明确

在電郵中提到(dào)的日期與時(shí)間，一定要刀火具體，你說(shuō)的下個月或是下周三到(dào)底是什麼(me)她下時(shí)候？因此最好(hǎo)改成(chéng)「下周三（如3月7日）」文土「下個月（如8月）」，時(shí)間也要明确，是上午還(hái)是下午林文？是以自己或對(duì)方的時(shí)區為準？以免雙方認知不同而少金産生誤會(huì)。

回複郵件：

如果你回複對(duì)方的來信時(shí)，使從們用對(duì)方的主旨回複，讓對(duì)方知道(d美報ào)這(zhè)是來自于你的回複。此外，如果想劇書要在主旨點出回複的重點，可以在郵件本文内爸個容裡(lǐ)寫上「回複主旨：ＸＸＸＸＸＸ」讓對(刀村duì)方知道(dào)這(zhè)是回複哪一封信。

風格：

檢查自己寫的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，什市對(duì)話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

語感:

1.采用主動的語氣。讓收信者知道(dào)，是誰應該來做這(z們習hè)件事(shì)情。例如：

A.你對(duì)這(zhè)件事(shì)情輛技有什麼(me)想法？
B.有誰可以提供意見給我？
看得出來嗎？A比B來得主動而明确。

2.動詞比名詞更有力量。讓我們念念看以下兩(liǎng)句話：

C.讓我們做個計劃吧！
D.讓我們計劃這(zhè)件事(shì)情。
在D句裡(lǐ)，計劃兩(liǎng)個字被(bèi)用就司在動詞的表現，會(huì)比C句用在名詞有力量。

最後(hòu)也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對(duì)外溝通，就(票又jiù)應該謹守商業電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關系的内鄉村容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會(huì)被(bè紙懂i)保存在企業的公用硬盤或備份檔案中。

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